Właściwe przechowywanie dokumentów księgowych to obowiązek każdej firmy. Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie tylko pozwala na zachowanie porządku, ale także zabezpiecza firmę przed problemami z urzędami skarbowymi.
W tym artykule przybliżymy, jakie dokumenty księgowe są niezbędne do przechowywania, jak długo należy je trzymać i jakie mogą wiązać się z tym konsekwencje.
1. Faktury sprzedaży i zakupu – kluczowe dokumenty każdej transakcji
Faktury to dokumenty, które stanowią podstawę każdej transakcji handlowej, zarówno w firmach VAT-owców, jak i tych, które nie podlegają temu podatkowi. Niezależnie od formy płatności – gotówkowej, przelewem czy kartą – każda sprzedaż i zakup musi być odpowiednio udokumentowana fakturą. Faktura sprzedaży potwierdza przychody firmy, a faktura zakupu pozwala na rozliczenie kosztów.
Faktury sprzedaży oraz zakupu muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym minął termin płatności. Przechowywanie ich w odpowiedni sposób – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – zapewnia przedsiębiorcy bezpieczeństwo w razie kontroli skarbowej. Warto pamiętać, że faktury elektroniczne również podlegają tym samym wymaganiom, a ich przechowywanie w odpowiednich systemach komputerowych gwarantuje łatwy dostęp oraz bezpieczeństwo danych.
2. Dowody wpłat i wypłat – dokumentacja związana z transakcjami finansowymi
Wszystkie transakcje finansowe, zarówno te dotyczące obrotu gotówkowego, jak i przelewów bankowych, muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami. Należy do nich zaliczyć wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów czy dokumenty związane z obrotem gotówkowym w firmie, takie jak potwierdzenia odbioru gotówki lub wydania jej kontrahentom.
Te dokumenty są niezwykle ważne z punktu widzenia prawidłowego prowadzenia księgowości, ponieważ umożliwiają potwierdzenie, że transakcje zostały przeprowadzone zgodnie z zapisami w księgach rachunkowych. Dowody wpłat i wypłat muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą. Warto pamiętać o tym, aby były one uporządkowane chronologicznie, co ułatwi późniejsze ich odnalezienie i ewentualne udostępnienie w razie kontroli skarbowej.
3. Księgi rachunkowe i podatkowe – fundament rozliczeń firmy
Księgi rachunkowe stanowią podstawowy dokument umożliwiający firmom rozliczanie się z fiskusem. Wśród nich wyróżnia się Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) dla mniejszych firm oraz pełne księgi rachunkowe dla przedsiębiorstw o większej skali działalności. To w tych dokumentach zapisuje się przychody, koszty oraz wszystkie inne operacje finansowe, które mają wpływ na wynik finansowy firmy.
W zależności od rodzaju działalności, firma może być zobowiązana do prowadzenia różnych rodzajów ksiąg, które są kluczowe w procesie obliczania podatków dochodowych oraz VAT. Księgi rachunkowe i podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczyły.
Prawidłowe prowadzenie tych ksiąg jest niezbędne dla zachowania zgodności z przepisami prawa oraz w celu uniknięcia sankcji skarbowych.
4. Umowy z kontrahentami i pracownikami – dokumentacja potwierdzająca warunki współpracy
Choć umowy z kontrahentami czy pracownikami nie są bezpośrednio związane z codziennym prowadzeniem księgowości, to jednak stanowią one niezbędny element dokumentacji firmy. Każda umowa powinna szczegółowo określać warunki współpracy, terminy płatności oraz zobowiązania obu stron. W przypadku firm zatrudniających pracowników, umowy o pracę, zlecenie czy o dzieło są podstawą do obliczenia wynagrodzeń i odprowadzania składek ZUS.
Przechowywanie umów z kontrahentami i pracownikami powinno odbywać się przez okres 5 lat od zakończenia współpracy, a w przypadku umów o pracę, zgodnie z przepisami, dokumenty te muszą być przechowywane przez 50 lat.
Przechowywanie takich dokumentów jest niezbędne w przypadku ewentualnych roszczeń lub kontroli skarbowych. Umowy mogą również stanowić dowód w razie sporu z kontrahentami.
5. Deklaracje podatkowe i inne dokumenty urzędowe – obowiązki wobec administracji skarbowej
Deklaracje podatkowe, takie jak PIT, CIT, VAT, czy składki ZUS, to kolejne dokumenty, które firma musi przechowywać przez określony czas. W przypadku deklaracji podatkowych okres przechowywania wynosi co najmniej 5 lat. To w tych dokumentach firma zgłasza swoje zobowiązania podatkowe wobec państwa oraz informuje o wysokości osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów.
Dodatkowo, firma powinna przechowywać wszelką korespondencję z urzędami skarbowymi i ZUS, w tym decyzje administracyjne oraz protokoły kontroli. Dokumenty te stanowią ważny dowód w przypadku ewentualnych postępowań kontrolnych lub audytów. Przechowywanie deklaracji podatkowych przez odpowiedni czas jest kluczowe w zapewnieniu zgodności z przepisami prawa oraz w ochronie przed ewentualnymi karami czy odsetkami za zaległości podatkowe.
6. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej – wygoda i bezpieczeństwo
Coraz więcej firm decyduje się na przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić przestrzeń, a jednocześnie zyskać szybki dostęp do archiwalnych dokumentów. Elektroniczne przechowywanie faktur, umów czy deklaracji podatkowych staje się standardem, a przepisy prawne dopuszczają tę formę przechowywania, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentów księgowych to obowiązek każdej firmy. Właściwa archiwizacja faktur, umów, dowodów wpłat, ksiąg rachunkowych oraz deklaracji podatkowych jest niezbędna do prawidłowego rozliczania działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami, dokumenty te muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, a niektóre dokumenty – jak umowy o pracę – mogą wymagać dłuższego okresu przechowywania. Ważne jest, aby dokumenty były uporządkowane i łatwe do odnalezienia, co ułatwi zarówno codzienną pracę, jak i ewentualne kontrole skarbowe.
Najnowsze komentarze