Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT, wprowadzona w Polsce 1 września 2019 roku, to narzędzie mające na celu zwiększenie transparentności w obrocie gospodarczym i ograniczenie oszustw podatkowych, szczególnie w zakresie wyłudzeń VAT. Jest to rejestr firm zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, a także podmiotów, które zostały wykreślone lub przywrócone do rejestru VAT. Przedsiębiorcy korzystają z białej listy głównie w celu weryfikacji kontrahentów przed dokonaniem transakcji.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to publiczny wykaz podatników VAT, który udostępniany jest przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Rejestr ten zawiera następujące informacje:

• NIP podatnika,
• Nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• Status podatnika VAT (czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy został wykreślony z rejestru VAT),
• Numer rachunku bankowego zgłoszonego do urzędu skarbowego.

Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawdzić, czy ich kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT oraz czy rachunek bankowy, na który planują przelać środki, został zgłoszony do administracji skarbowej.

Dlaczego biała lista jest ważna?

Biała lista jest kluczowym narzędziem w walce z oszustwami podatkowymi, a także stanowi zabezpieczenie dla przedsiębiorców, którzy mogą zweryfikować swoich kontrahentów przed dokonaniem transakcji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku transakcji przekraczających kwotę 15 000 zł, ponieważ obowiązujące przepisy wymagają, aby przelewy były realizowane na rachunek bankowy zgłoszony na białą listę.

W przypadku płatności na inne konto niż to, które widnieje na białej liście, podatnik nie może zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz może być solidarnie odpowiedzialny za niezapłacony VAT swojego kontrahenta.

Jakie informacje można znaleźć na białej liście?

Biała lista podatników VAT zawiera szereg istotnych informacji, które pomagają przedsiębiorcom upewnić się, że współpracują z rzetelnymi partnerami. Obejmuje:

1. Numer identyfikacji podatkowej (NIP) – każdy podatnik VAT ma swój indywidualny numer identyfikacyjny.
2. Nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy – pozwala to na jednoznaczną identyfikację podmiotu.
3. Numer VAT UE – jeśli firma jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzwspólnotowych.
4. Status podatnika VAT – informacja, czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT, została wykreślona, czy też została ponownie przywrócona do rejestru VAT.
5. Numer rachunku bankowego – numer rachunku, na który powinny być dokonywane płatności związane z transakcjami na kwotę powyżej 15 000 zł.

Jak korzystać z białej listy podatników VAT?

Aby sprawdzić kontrahenta, wystarczy skorzystać z jednego z narzędzi udostępnianych przez Krajową Administrację Skarbową, które umożliwiają szybki dostęp do danych zawartych na białej liście. Można to zrobić za pomocą:

• Strony internetowej Ministerstwa Finansów – wystarczy wpisać numer NIP kontrahenta, aby uzyskać informacje o jego statusie VAT oraz rachunku bankowym.
• API udostępnionego przez KAS – przedsiębiorcy mogą zintegrować swoje systemy księgowe z bazą danych, aby automatycznie sprawdzać status VAT kontrahentów.

Konsekwencje niestosowania się do białej listy

Dla przedsiębiorców biała lista VAT nie jest tylko opcją – w wielu przypadkach korzystanie z niej jest obowiązkowe. Oto główne konsekwencje braku jej stosowania:

1. Solidarna odpowiedzialność za VAT – w przypadku, gdy zapłata za fakturę przekraczającą 15 000 zł zostanie przelana na rachunek inny niż ten wskazany na białej liście, podatnik może zostać solidarnie odpowiedzialny za niezapłacony VAT kontrahenta.
2. Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu – jeżeli przedsiębiorca dokona płatności na niewłaściwy rachunek bankowy, nie będzie mógł uwzględnić tego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu.

Wyjątki od stosowania białej listy

Chociaż korzystanie z białej listy jest obowiązkowe przy transakcjach przekraczających 15 000 zł, istnieją pewne wyjątki, w których przedsiębiorca nie ponosi konsekwencji braku zgodności z listą. Należą do nich sytuacje, w których płatności są dokonywane na rzecz:

• Instytucji państwowych lub samorządowych,
• Podmiotów korzystających z metod split payment (mechanizm podzielonej płatności).

Podsumowanie

Biała lista podatników VAT to ważne narzędzie, które zwiększa bezpieczeństwo transakcji gospodarczych oraz pozwala przedsiębiorcom unikać ryzyka związanego z oszustwami podatkowymi. Weryfikacja kontrahentów i ich numerów rachunków bankowych przed dokonaniem płatności jest obecnie nie tylko dobrym zwyczajem, ale również obowiązkiem przedsiębiorcy. Regularne korzystanie z białej listy pozwala uniknąć poważnych konsekwencji finansowych i podatkowych.