Koszty uzyskania przychodu – co można odliczyć w firmie?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością ponoszenia różnych wydatków. Nie wszystkie jednak można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, czyli wydatków, które obniżają podstawę opodatkowania. W tym artykule przedstawimy, jakie koszty można odliczyć w firmie oraz na co warto zwrócić uwagę, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Oznacza to, że muszą one mieć bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszty te obniżają podstawę opodatkowania, co skutkuje mniejszym podatkiem do zapłaty.

Podstawowe kategorie kosztów uzyskania przychodu

1. Koszty związane z prowadzeniem działalności

Do tej kategorii zaliczamy:

• Wynajem biura lub lokalu użytkowego – czynsz, media, opłaty administracyjne.
• Zakup wyposażenia i sprzętu – komputery, drukarki, meble biurowe.
• Materiały biurowe – papier, długopisy, segregatory, tusze do drukarek.
• Abonamenty i licencje – np. oprogramowanie biurowe, antywirusy, systemy CRM.
• Koszty energii i internetu – niezbędne do prowadzenia działalności.

2. Koszty związane z transportem i użytkowaniem pojazdów

• Zakup samochodu firmowego – amortyzacja , najem lub leasing operacyjny.
• Paliwo i eksploatacja pojazdu – koszty paliwa, ubezpieczenia, przeglądów technicznych, serwisów.
• Podróże służbowe – bilety lotnicze, kolejowe, hotel, dieta.
• Parking i autostrady – opłaty za przejazdy służbowe.

3. Koszty zatrudnienia pracowników i współpracowników

• Wynagrodzenia – pensje pracowników oraz składki ZUS.
• Szkolenia i kursy – podnoszenie kwalifikacji pracowników.
• Odzież robocza – jeśli jest wymagana w danej branży.
• Świadczenia socjalne – np. karty sportowe, pakiety medyczne, w części finansowanej przez pracodawcę

4. Koszty marketingu i reklamy

• Reklama internetowa – Google Ads, Facebook Ads.
• Materiały promocyjne – ulotki, wizytówki, gadżety reklamowe.
• Strona internetowa – hosting, domena, projektowanie.
• SEO i content marketing – optymalizacja strony pod wyszukiwarki, artykuły blogowe.

5. Koszty związane z obsługą księgową i prawną

• Usługi księgowe – biuro rachunkowe, oprogramowanie księgowe.
• Usługi prawne – konsultacje z prawnikiem, sporządzanie umów.
• Doradztwo podatkowe – pomoc w optymalizacji podatkowej.

6. Koszty związane z ubezpieczeniami

• Ubezpieczenie działalności – OC firmy, ubezpieczenie, nieruchomości i wyposażenia

7. Koszty związane z prowadzeniem e-commerce i sprzedaży

• Prowizje od sprzedaży – np. na platformach Allegro, Amazon.
• Koszty wysyłki – kurierzy, paczkomaty.
• Magazynowanie – wynajem przestrzeni na produkty.

Jakie wydatki nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu?

Nie wszystkie wydatki poniesione w ramach prowadzenia działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Istnieją określone kategorie wydatków, które nie spełniają ustawowych kryteriów lub są bezpośrednio wykluczone przez przepisy podatkowe. Poniżej przedstawiamy listę najczęstszych wydatków, które nie mogą zostać odliczone od podatku:

• Mandaty i kary administracyjne – wszelkie opłaty wynikające z naruszenia przepisów prawa, np. mandaty drogowe, kary za nieterminowe złożenie deklaracji podatkowej czy kary umowne wynikające z kontraktów.
• Koszty reprezentacji – do tej kategorii zaliczają się m.in. wystawne obiady w restauracjach, ekskluzywne prezenty dla kontrahentów (np. drogie alkohole, zegarki, biżuteria), wynajem luksusowych sal bankietowych. urząd skarbowy uznaje tego typu wydatki za nieuzasadnione z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ ich głównym celem nie jest osiągnięcie przychodu, lecz budowanie prestiżu firmy.
• Prywatne zakupy przedsiębiorcy niezwiązane z działalnością – np. zakup odzieży (o ile nie jest to odzież ochronna lub robocza), sprzętu elektronicznego używanego prywatnie, artykułów spożywczych, mebli do użytku domowego.
• Koszty związane z użyciem prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych bez prowadzenia ewidencji – jeśli przedsiębiorca korzysta z prywatnego pojazdu do celów firmowych, do kosztów zaliczy tylko 20% wydatków wynikających z faktur, pozostała część wydatku, czyli 80% nie jest kosztem firmy
• Inne zakupy niezwiązane bezpośrednio z działalnością gospodarczą – np. wakacje i podróże rekreacyjne, sprzęt sportowy, bilety na koncerty, subskrypcje serwisów streamingowych (chyba że są wykorzystywane do działalności np. w branży medialnej).
• Odsetki od prywatnych kredytów i pożyczek – jeśli przedsiębiorca zaciągnął kredyt na cele osobiste, np. na zakup mieszkania czy samochodu prywatnego, odsetki od takiego zobowiązania nie mogą stanowić kosztu firmowego.
• Składki ZUS przedsiębiorcy w części finansowanej przez niego samego – Zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne można odliczyć od dochodu , albo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo przedsiębiorcy którzy wybiorą jako formę opodatkowania podatek liniowy mogą odliczyć od dochodu, albo zaliczyć do kosztów zapłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne w ramach corocznie ogłaszanych limitów ( w roku 2025 jest to kwota 12 900,00 zł). Przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem mogą od dochodu odliczyć zapłacone składki społeczne oraz 50% zapłaconej składki zdrowotnej.
• Wpłaty na cele charytatywne i darowizny – choć mogą być odliczane od dochodu w ramach ulg podatkowych, nie są traktowane jako koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Dzięki przestrzeganiu tych zasad przedsiębiorca może uniknąć problemów z urzędem skarbowym i potencjalnych konsekwencji związanych z nieprawidłowym rozliczeniem kosztów.

Jak prawidłowo dokumentować koszty?

Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego prawidłowe udokumentowanie. Należy przy tym pamiętać, że urząd skarbowy wymaga rzetelnej i przejrzystej dokumentacji, która potwierdza zasadność poniesionego kosztu oraz jego związek z prowadzoną działalnością.

Podstawowe zasady dokumentowania kosztów

Zbieranie faktur i paragonów imiennych

Faktura VAT powinna zawierać dane firmy, numer NIP, opis zakupionych towarów/usług oraz datę transakcji, taką samą funkcję jak faktura pełni paragon fiskalny z NIP-em nabywcy o ile wartość zakupu nie przekracza 450,00 zł

W przypadku paragonów, jeśli wartość zakupu przekracza 450 zł brutto, konieczne jest uzyskanie faktury do paragonu z NIP-em firmy.

Niektóre wydatki, w przypadkach wprost wskazanych w przepisach ,można udokumentować innymi dowodami np. dowodami wewnętrznymi sporządzanymi przez przedsiębiorcę, lub paragonami nie zawierającymi numeru NIP nabywcy.

Prowadzenie ewidencji kosztów

Dla przedsiębiorców którzy jako ewidencję wybrali KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów) do ewidencji kosztów przeznaczone są kolumny od 10 do 16 KPiR, kolumna 14 służy jednak do podsumowania kosztów ujętych w kolumnach 12 – wynagrodzenia w gotówce i naturze oraz 13 – pozostałe wydatki.

Spółki kapitałowe oraz większe firmy korzystające z pełnej księgowości prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości

Dbałość o przejrzystość dokumentacji księgowej

Przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny

Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne

Warto korzystać z oprogramowania księgowego, które automatyzuje proces wprowadzania faktur i pomaga w ich przechowywaniu.

Numeracja dokumentów i odpowiednie opisy w księgowości

Każdy dokument księgowy powinien mieć unikalny numer referencyjny, który ułatwia jego identyfikację.

Warto dodać krótkie opisy na fakturach i w systemie księgowym, wskazujące na związek danego wydatku z działalnością firmy. Przykładowo:

„Zakup materiałów biurowych – użytkowanie w siedzibie firmy”

„Usługi reklamowe – kampania Google Ads dla marki X”

Jeśli dany wydatek dotyczy kilku projektów lub różnych obszarów działalności, warto przypisać go do odpowiednich kategorii.

Przechowywanie dokumentów

Faktury i inne dokumenty księgowe należy przechowywać przez minimum 5 lat (okres ten liczony jest jednak od końca roku następującego po roku obrotowym)

Warto mieć zarówno wersję papierową, jak i cyfrową – skany faktur mogą ułatwić szybkie odnalezienie dokumentów i chronić przed ich zagubieniem.

W przypadku faktur elektronicznych należy zadbać o ich przechowywanie na bezpiecznych nośnikach danych lub w systemach księgowych.

Regularne konsultacje z księgowym

Zmiany w przepisach podatkowych mogą wpłynąć na sposób kwalifikowania kosztów, dlatego warto systematycznie kontaktować się z księgowym, aby uniknąć błędów.

Jeśli firma prowadzi działalność w kilku branżach lub realizuje projekty o różnym charakterze, księgowy może pomóc w odpowiednim przypisaniu kosztów do konkretnych działań.

W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże w interpretacji przepisów i minimalizacji ryzyka błędnych rozliczeń.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu to istotny element każdej firmy, pozwalający na obniżenie należnego podatku. Kluczowe jest jednak, aby wydatki te miały związek z prowadzoną działalnością i były prawidłowo udokumentowane. Warto skonsultować się z księgowym, aby upewnić się, które koszty można odliczyć, a które nie. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu kosztami firma może zoptymalizować swoje finanse i uniknąć niepotrzebnych wydatków podatkowych.